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GPROSOFT®
Consultoría en gestión ERP

Matriz de aprobación

Otra de las funcionalidades que tiene la Suite Gprosoft ERP para el control del circuito de compras es la Matriz de Aprobación.  

La llamamos MATRIZ de compra por ser configurable con distintas variables -Montos, Centros de Costo, Documentos, Líneas de una Orden de Compra, etc.- parametrizable a las necesidades singulares de cada empresa. 

Cuando se definen las variables de la matriz de autorización, se establece un código de matriz de cada tipo de comprobante que se va a autorizar, si es necesario que participe el responsable de cada centro de costos, cuáles son los montos mínimos y máximos por autorizante, si hace hace falta autorización conjunta y la lista de todas las personas responsables para la matriz. Una vez realizada dicha configuración podemos proceder con la operación. 

Al registrar en el sistema una Orden de Compra (de insumos, materiales o servicos) con su detalle (fecha, proveedor, items, cantidades y precio), el comprobante queda en un primer estado llamado “Autorizaciones Pendientes”. 

Los usuarios responsables en la matriz, reciben un correo que alerta de una Orden de Compra Pendiente de Aprobación, y podrán corroborar: el número de la orden de compra, los datos del proveedor, la fecha del documento y su estado (pendiente, autorizado, bloqueado, rechazado, emitido) y los datos del usuario. 

Fases de aprobación

 Fases en la Matriz de aprobación

Superada esa instancia se confirman los detalles del documento donde se encuentra la descripción de la orden, valor monetario y observaciones que se quieran realizar. 

Cuando este bloque es autorizado, si es necesario pasa al siguiente responsable de autorización, también mediante un correo con los mismos datos anteriores, y finalmente el botón de APROBAR/RECHAZAR la orden de compra. 

Es importante destacar que antes de ser autorizada en su totalidad, la Matriz de autorización tiene 3 bloques para evitar errores o solucionar inconvenientes antes de confirmar la compra.

Los beneficios que brinda la Suite Gprosoft ERP por su capacidad de poder configurar circuitos, procesos y flujos de trabajo son una ventaja diferencial a la hora de optimizar y automatizar el trabajo en tu negocio. 

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